Privacyverklaring

Notul.ai is een dienst van 4AT Media, gevestigd in Nederland. Voor privacyvragen kun je contact opnemen via hallo@notul.ai.

Accountgegevens

Je e-mailadres en een versleutelde versie van je wachtwoord. Je e-mailadres gebruiken we alleen voor inloggen en essentiële meldingen (zoals een wachtwoordreset). We sturen geen marketing zonder uitdrukkelijke toestemming.

Audiobestand

Het opname-bestand dat je uploadt. Dit bestand wordt direct na transcriptie verwijderd van onze server. Het wordt op geen enkel moment langer bewaard dan strikt nodig voor de verwerking.

Transcript

De automatisch gegenereerde tekstversie van je meeting. Dit transcript wordt opgeslagen op onze eigen server in Duitsland en gebruikt om meeting-notities te genereren.

Meeting-notities

De samenvatting, besluiten en actiepunten die voortkomen uit de verwerking van je transcript. Deze notities worden opgeslagen op onze server in Duitsland en zijn alleen toegankelijk voor jou.

Kennisbank

Notities over personen en projecten die jij zelf aanmaakt of die door de dienst worden aangevuld op basis van je meetings. Deze bestanden staan op onze server in Duitsland en zijn volledig inzichtelijk en bewerkbaar via de app.

Referral-code

Een anoniem koppeltoken dat gebruikt wordt als je iemand uitnodigt voor de dienst. Er worden geen persoonsgegevens van derden opgeslagen voordat zij zelf een account aanmaken.

Voor het genereren van meeting-notities wordt je transcript (en relevante kennisbank-context) doorgestuurd naar een externe AI-leverancier. Dit gebeurt op basis van een verwerkersovereenkomst. Jouw data wordt niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen. De verwerking vindt plaats buiten de EU, maar uitsluitend voor de verwerking zelf; de resultaten worden teruggezonden en opgeslagen op onze EU-server. Je transcript wordt na verwerking niet opgeslagen bij de AI-leverancier. De transcriptie van audio naar tekst gebeurt via een subverwerker op GPU-servers in een EU-datacenter; je audio verlaat de EU niet en wordt daar na de transcriptie niet bewaard.

Audiobestanden

Onmiddellijk verwijderd na transcriptie.

Overige account- en meeting-data

Bewaard zolang je account actief is. Je kunt je account op elk moment zelf verwijderen via Instellingen. Na verwijdering worden alle gegevens binnen 30 dagen definitief gewist.

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage in de gegevens die we over jou bewaren
• Correctie van onjuiste gegevens
• Verwijdering van jouw gegevens ('recht op vergetelheid')
• Beperking van de verwerking
• Bezwaar tegen de verwerking
• Overdraagbaarheid van jouw gegevens

Je kunt de meeste rechten direct uitoefenen in de app (kennisbank inzien en bewerken, account verwijderen). Voor overige verzoeken kun je contact opnemen via hallo@notul.ai. We reageren binnen 30 dagen.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Verbindingen zijn versleuteld via HTTPS. Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen (bcrypt). Integratietokens (zoals voor koppelingen met externe diensten) worden versleuteld opgeslagen. Onze server staat in een ISO 27001-gecertificeerd datacenter in Duitsland.

Als we deze verklaring ingrijpend wijzigen, informeren we je per e-mail. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.